Ben jij een gedreven administratief talent met een passie voor vrijetijdsbeleving? Heb je oog voor detail en een klantgerichte instelling? Dan zijn wij op zoek naar jou! Gemeente Lebbeke zoekt een enthousiaste ‘administratief medewerker verhuur’ voor de cultuurdienst.
Jouw rol
Als administratief medewerker - verhuur op de cultuurdienst ben jij de spil in het proces van het verhuren van de gemeentelijke zalen en de uitleendienst. Je zorgt ervoor dat alles van aanvraag tot zaalrondleiding vlekkeloos verloopt. Je takenpakket is veelzijdig en omvat onder andere de volgende verantwoordelijkheden:
- Beheer van verhuuraanvragen: Je behandelt aanvragen voor de verhuur van zalen, materialen en andere faciliteiten. Dit doe je zowel telefonisch, via e-mail als persoonlijk aan het loket.
- Planning en coördinatie: Je zorgt voor een efficiënte planning en coördinatie van de verhuur, rekening houdend met beschikbaarheid en specifieke wensen.
- Klantcontact en service: Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor huurders en zorgt voor een klantgerichte en professionele dienstverlening. Tijdens jouw aanwezigheid maak je vast deel uit van de bemande balie in CC De Biekorf, zodat je eventuele vragen optimaal kan beantwoorden.
- Financiële administratie: Je zorgt ervoor dat de facturatie vanuit ons systeem vlot verloopt en werkt hiervoor samen met onze financiële dienst.
- Communicatie: Je zorgt voor duidelijke en tijdige communicatie met alle betrokken partijen, zowel intern als extern.
- Documentbeheer: Je houdt alle documenten en gegevens met betrekking tot verhuur nauwkeurig bij en zorgt voor een overzichtelijke administratie.
Competenties
- Je bent klantgericht en kan je inleven, ook in drukke situaties.
- Je bent sterk in plannen en organiseren en je behoudt het overzicht wanneer er verschillende taken door elkaar lopen.
- Je bent bereid om ook af en toe ’s avonds en in het weekend te werken om te ondersteunen tijdens baliemomenten.
Takenpakket
- Administratief verwerken van aanvragen en planningen opmaken met betrekking tot de verhuur van onze zalen of het uitlenen van materialen.
- Telefonische dienstverlening voor mensen met vragen rond de huur van zalen of met betrekking tot de uitleendienst.
- Doorverwijzen naar de juiste collega’s en diensten indien nodig.
- Rondleiden van mensen in de gemeentelijke zalen, met oog op een mogelijke verhuur.
- Opmaken van agendapunten voor het college van burgemeester en schepenen, met betrekking tot werking van de zaalverhuur en uitleendienst.
- Afstemmen met de collega’s van de poetsploegen en technische dienst voor de opvolging van het onderhoud van de gemeentelijke zalen of voor de verdeling en onderhoud van uitleenmaterialen.
- Afstemmen met de collega’s van de financiële dienst voor de opvolging van facturatie en betalingen.
Profiel
Profiel via aanwerving (externe kandidaten of interne medewerkers die niet aan de bevorderingsvoorwaarden voldoen)
- Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs.
- Je beschikt over een rijbewijs B.
Profiel via bevordering (interne kandidaten)
- Je bent statutair of contractueel aangesteld na deelname aan een volledige examenprocedure bij de gemeente of OCMW Lebbeke.
- Je bent titularis van een graad van niveau D.
- Je hebt ten minste 2 jaar niveau-anciënniteit in niveau D.
- Je hebt een gunstig evaluatieresultaat gekregen voor de laatste periodieke evaluatie.
- Je beschikt over een rijbewijs B.
Wat bieden we jou aan?
Een aantrekkelijk salarispakket met extralegale voordelen, in overeenstemming met de geldende barema's en ervaring.
- Een halftijds contract van onbepaalde duur.
- Aanleg wervingsreserve die 2 jaar geldig is.
- Volledige overname van ervaring in de openbare sector; volledige overname van functierelevante beroepservaring in de privé of als zelfstandige.
Indicatie halftijds bruto geïndexeerd loon/maand:- C1 – 0 jaar anciënniteit (min.): 1.230 €
- C2 – 4 jaar anciënniteit: 1.393 €
- C2 – 12 jaar anciënniteit: 1.589 €C3 – 18 jaar anciënniteit: 1.901 €
- C3 – 27 jaar anciënniteit (max.): 2.193 €
- 30 dagen verlof, per jaar dienst een extra dag verlof tot een maximum van 35 dagen verlof + 14 feestdagen.
- Maaltijdcheques van 7,5 euro per gewerkte dag, waarvan 1,09 euro per gewerkte dag werknemersbijdrage.
- Mogelijkheid tot aansluiting bij de collectieve hospitalisatieverzekering. Gezinsleden kunnen aansluiten tegen betaling.
- Opbouw van een 2de pensioenpijler van 3% van het pensioengevend jaarloon.
- Fietsvergoeding 0,35 euro/km.
- Mogelijkheid tot fietslease.
- Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
- Waarderingsbeleid voor personeel met o.a. kortingen op diverse evenementen en bij partners.
Selectieprocedure
De selectieprocedure bestaat uit:
- een schriftelijke proef, bestaande uit een competentieproef (50% van de punten)
- een mondelinge proef (50% van de punten)
Om te slagen moet je minstens 50% behalen op elke selectieproef (schriftelijk en mondeling) en 60% op beide proeven samen.
Vanaf 15 geldige kandidaturen is een preselectie voorzien.
De data van de selectieproeven zijn momenteel nog niet gekend. Zodra hier duidelijkheid over is, zullen deze gepubliceerd worden op www.lebbeke.be/vacatures.
Solliciteren
Ben jij de administratieve duizendpoot die onze gemeente nodig heeft? Solliciteer dan tot en met 31 maart 2025. Stuur je CV + motivatiebrief + kopie diploma + kopie rijbewijs:
- bij voorkeur via e-mail (vacatures@lebbeke.be)
- of via de post of door persoonlijke overhandiging tegen ontvangstbewijs (Gemeente Lebbeke, t.a.v. personeelsdienst, Flor Hofmanslaan 1, 9280 Lebbeke)
Voor meer informatie over de functie kan je contact opnemen met de personeelsdienst (vacatures@lebbeke.be of 052/469.104).
