Openbare akten zijn
- de overlijdensakten van meer dan 50 jaar oud
- de huwelijksakten van meer dan 75 jaar oud
- alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.
Iedereen kan een afschrift of uittreksel van een openbare akte bekomen bij de ambtenaar van de burgerlijke stand waar de akte werd opgemaakt. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden draagt dit afschrift of uittreksel volgend opschrift: Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
De oude papieren registers van de burgerlijke stand (dubbels door de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg) zijn tot en met 1910 gedigitaliseerd en gratis raadpleegbaar via de website van het Rijksarchief en op de computers in de leeszaal van het Rijksarchief. Bij voorkeur worden de akten via deze weg geraadpleegd. Zo kunnen de oude papieren registers gevrijwaard worden van fysieke raadpleging en kan een permanente bewaring van deze stukken in de best mogelijke omstandigheden gegarandeerd worden.
Om de fysieke raadpleging van de papieren registers tot het absolute minimum te beperken, werd beslist om voor de openbare akten, opgesteld na 1910, de opzoekingen door een medewerker van de dienst burgerzaken via Scansearch te laten verrichten. Deze opzoekingen kunnen kosteloos, op voorwaarde dat de aanvrager voldoende informatie verschaft (geboorte-, huwelijks- en/of overlijdensdatum en de naam en voornaam van de persoon waarop de akte betrekking heeft) en de opzoeking niet langer dan een kwartier in beslag neemt.
Indien niet aan bovenstaande voorwaarden (voldoende informatie en/of opzoekingen langer dan een kwartier) kan voldaan worden, dan wordt er een retributie voor de opzoekingen gevestigd. Voor deze retributie geldt het gemeentelijke retributiereglement werken voor derden.
Een aanvraagformulier voor het bekomen van een afschrift of uittreksel van een openbare akte uit de registers van de burgerlijke stand kan je hieronder downloaden of afhalen aan de loket van de dienst burgerzaken. Je bezorgt het ingevuld per e-mail of per post opnieuw aan de dienst burgerzaken.